Александр Яныхбаш
Как подготовить группу сотрудников
к выступлениям на конференции?
Сравнение вариантов работы, методика, кейсы
Итак, вам нужно подготовить сразу несколько сотрудников компании к презентациям. Возможно, вы проводите клиентскую конференцию и нужно рассказать о продуктах компании. Вероятно, ваши сотрудники приглашены выступать в качестве экспертов на отраслевом форуме. Или на горизонте ежегодное внутреннее мероприятие с обучением, тимбилдингом и стратегическими посланиями. Или вы отправляете «десант» проводить презентации нового продукта по регионам страны.

В любом случае, задача такова: конкретные специалисты должны подготовиться к конкретным выступлениям, чтобы донести идеи внятно, ярко и «продать» их аудитории.
Минутку, а нужно ли особенно готовиться?
В целом, конечно, каждый сам выбирает свой путь, но все, наверное, бывали на скучных и сумбурных презентациях. Возможно, даже тема была интересной, но и она не спасала нас от желания улизнуть под аплодисменты или в крайнем случае уткнуться в телефон. Это же не тот вариант реакции зрителей, который приемлем для ваших спикеров? Поэтому если нам важны наши идеи, нужно бороться за них и нужно готовиться к их представлению.

Простая истина:
Провалить подготовку — подготовить провал.
Какие варианты у вас есть?
1
Спикеры готовятся самостоятельно.

Они получают от вас вводные (дата, место, тема, аудитория, длительность выступления, возможно, презентацию), а затем отправляются каждый в своем направлении. Какие есть плюсы: они минимально контактируют с вами, максимально загружены задачей.

Однако есть и минусы: уровень и опыт спикеров может быть разным, значит, кому-то понадобится помощь и тщательный контроль на этапе подготовки, иначе мы рискуем получить «кто во что горазд». Учиться будут — увы — на своих ошибках, а это трата времени и потеря денег.
2
Спикеры проходят тренинг.

Групповое навыковое обучение в интерактивной форме, длится обычно 2 полных дня. Плюсы: погружение в тему, понимание алгоритмов и освоение техник. Минусы: тренинг, прежде всего, основной целью преследует «научить и изменить установку». Для ряда сотрудников это бывает очень полезным, бесспорно. Но прямо скажем: иногда усердное изучение какой-либо техники не сильно помогает конкретному Петрову И. И. подготовиться к выступлению на следующей неделе.

Во-вторых, опыт спикеров может быть достаточный для того, чтобы проводить обучение для них. Поэтому в ситуации, когда нужно решить конкретную задачу, эффективнее бывает консалтинговая, а не тренинговая помощь.
3
Персональный коучинг спикеров.

С сотрудником работает коуч или консультант. Здесь содержание услуги может сильно варьироваться в зависимости от: а) предпочтений консультанта и б) потребности вашего сотрудника. Кто-то концентрируется на содержательной подготовке выступления, досконально продумывая структуру и контент. Кто-то больше внимания уделяет работе тела, кто-то — голосу и имиджу.

Плюсы: индивидуальный подход и персональная «настройка» выступления, контроль процесса подготовки, погружение в детали данного выступления.

Минусы: очевидно, что услуга не из дешевых, а если консультант предпочитает «мягкий» (коучинговый) подход в работе, то путь может занять чуть больше времени, чем заказчику хотелось бы.
4
Микс из группового и индивидуальных занятий
Именно такой метод, на мой взгляд, заслуживает наибольшего внимания, т.к. он экономически выгоден и эффективен по сравнению с вышеперечисленными. Плюсы: персональное внимание каждому спикеру и проработка именно его выступления, минимизация затрат за счет групповой части подготовки.

Минусы: синхронизация графиков сотрудников для организации занятия в группе. Расскажу о том, как выглядит такой формат подготовки, какие стадии работы внутри и что получает спикер и компания на выходе.
Процесс подготовки включает 3 стадии:
1
Групповая часть
2
Персональные консультации
3
Репетиции
Стадия № 1: Вводная групповая часть.

С чего начинается подготовка любой презентации — конечно, с проработки структуры и контента. Именно здесь, по моей неформальной статистике, большинство спикеров «сыпется»: их презентации нелогичны и содержат много лишнего. Чтобы наши идеи прошли через все «фильтры» зрителей и были ими «куплены», нужно основательно проработать структуру. Мы начинаем работу над ней в группе. Наша первая встреча отчасти напоминает тренинг, поскольку там я даю вводные и объясняю, как структурировать материал и выстроить понятный рассказ
Что на первой стадии?
Длительность
Занятие идет от 2-х до 3-х часов
Что "под капотом"?
Изучаем алгоритм подготовки и приемы структурирования рассказа; каждый начинает создавать свой "каркас" презентации
Результат
Понимание сценария и опорные идеи для рассказа. В черновом виде спикеры могут внятно пересказать свою презентацию
Кейс из компании HeadHunter.

Задача: подготовить 11 спикеров к региональному слету компании, на котором лидеры направлений делятся информацией о своих продуктах и планах. Как сказал заказчик, надо «влюбить» партнеров в продукт, чтобы они любили его продавать. Первым делом мы провели общее занятие, где я объяснил метод «сторибординг», выдал всем сториборды, все начали создавать первые наброски. Конечно, не все одинаково продвинулись на первом занятии — у кого-то было прописано лишь начало, а кто-то сделал намётки для всего выступления, но важный шаг был сделан. Далее нужно на «скелет» нарастить «мясо».
Стадия № 2: Персональные консультации.

После первой встречи спикеры отправляются на «докрутку» материала: структура есть, но ее нужно наполнить конкретной информацией, а для этого иногда нужно что-то поискать, у кого-то проконсультироваться или просто «повариться в этой теме». На «домашнюю работу» мы обычно даем не больше недели и встречаемся снова, но уже теперь с каждым спикером отдельно. Начинаются мозговые штурмы. Спикеры приносят первичный рассказ и пробуют его рассказать целиком. Бывает, что человек транслирует идею «Теперь будем работать вот так-то», но не объясняет «почему». Но стоит рассказать на этот счет историю, как все встает на свои места. Моя задача как консультанта — отследить такие зоны в рассказе, где требуется еще немного информации и «вытащить» ее из спикера.
Что на второй стадии?
Длительность
Занятие идет час или два, встреч с каждым спикером может быть от одной до трех - зависит от
личного прогресса
Что "под капотом"?
Проговариваем материал, находим узкие места, избавляемся от "кривых" фраз, подбираем интересные метафоры или показательные истории
Результат
У спикера появляется связный, цельный рассказ, который содержит конкретику и образы. Теперь контент можно передавать дизайнерам на верстку
Кейс из компании HeadHunter.

На первое занятие спикеры приносили свои сториборды пестрящими стикерами и заметками (см. фото на фоне). Хороший знак — идеи бурлят! Мы начали проговаривание и кристаллизацию текста. С кем-то шло трудно, с кем-то легко. Найти подход к десятку специалистов высокого уровня не так-то просто. С одним спикером, признаюсь, даже пришлось остановить работу и передать другому консультанту.
Стадия № 3: Репетиции.

Процесс подготовки выступлений одинаков: сначала структура, потом конкретика, далее слайды и репетиции. Когда мы проработали логику, когда у спикера появляется «видение» материала и свобода, мы переходим к репетициям. Здесь в фокусе нашего внимания уже не «что», а «как». Мы уделяем особое внимание голосу и выразительности в речи. С кем-то больше времени отводим на отработку движений и жестов, кому-то более актуально научиться поддерживать зрительный контакт. Кто-то хочет больше словесного взаимодействия, поэтому мы ищем «крючки» внимания (придумываем вопросы, а зал, подбираем новости или вау-статистику). Эту стадию подготовки мы можем провести и в группе, что не менее полезно, ведь мы работаем в публичном жанре. А когда зрители дают обратную связь, то это еще лучше!
Что на третьей стадии?
Длительность
Часовая консультация (или ген.прогон со всеми на несколько часов на площадке)
Что "под капотом"?
Репетируем движения на сцене, расставляем акценты в голосе, убираем "грубые ошибки" в подаче
Результат
У спикера появляется понимание, как уверенно выступать и как управлять вниманием публики.
Кейс из компании HeadHunter.

Настал черед репетиций. С хэдхантеровцами * мы на третьей части снова проводили групповое занятие (для большой группы спикеров это финансово привлекательнее), где изучали вопросы подачи и пробовали свои речи в «чистовом» виде. За что я люблю эту стадию — большая часть пути уже позади, осталось приправить основное блюдо специями. Таким образом, двигаясь последовательно, за 3 недели мы пришли к состоянию полной готовности.

* и другими компаниями: S7, Ростелеком, DELL-EMC…
В качестве резюме хочу напомнить, что хорошее, подготовленное выступление — это бизнес-инструмент, который может работать даже после завершения речи. Если презентация «зацепила», если она актуальна и понятен месседж, если спикер уверенно работал с залом и был оригинален, его идеи запоминаются, о них начинают говорить и передавать другим.

Хорошо подготовленные спикеры — это выгодно: зрители любят посещать такие презентации, благодарят хозяев мероприятия за качественный контент, становятся клиентами, а коллеги вдохновляются и растет боевой дух. От хорошей подготовки одни плюсы!
Если вам предстоит подготовить группу спикеров или знаете, кому это было бы актуально, — напишите мне!
Александр Яныхбаш
бизнес-тренер, презентационный консультант, к.псх.н.
Made on
Tilda